MAĞAZACILIK ile IT(Bilgi İşlem) nin UYUŞMAMASI

Neredeyse, verdiğim danışmanlık hizmetleri olsun, yaptığım yöneticilik görevlerinde olsun, yaşayan organizasyon olan mağazacılık ile bilgi işlem departmanlarının uygulanmasını ön gördüğü teknik sistemlerin uyuşmadığına şahit olmuşumdur. Ve, her daim neden bilgi işlem departmanlarına mağazalarda oryantasyon eğitimlerinin verilmediğini sorgulamışımdır.

Bilgi işlem departmanı bir program hazırlar ki bu, sayım, barkoddan stokta ürün okutma, müşteri bilgilerini girme, satışları girme gibi benzeri sistemlerde mağazacılık ile uyuşmaz. Çok gereksiz detaylar yer alır ya da işlem prosedürleri karmaşıktır. Nedense mağazacılıkta önem arz eden hız ilkesini yavaşlatır ve müşteri bekletilir.

Hazır giyim firmalarında sistemler daha akıcı olup da, neden kuyumculuk ve mücevher sektöründe daha aksatıcıdır diye sorduğumda da mantıklı bir cevap alamam.
Teknoloji hızla gelişirken ve stok programları da kendilerini sürekli güncellerken, bilgi işlem departmanı kendisine daha kullanışlı programları tercih ederler.
Neden mağaza çalışanlarının fikirleri sorulup, talepleri dikkate alınmaz ki?

Bir de, şirketin beyni olduklarını varsaydıklarından dolayı da kendilerine toz kondurmazlar.
Ama yalnış!
Müşteriyle sıcak temasta olan departman mağazadır ve mağazanın ihtiyacına göre sistemler ve programlar hazırlanmalıdır.
Bilgi işlem departmanı ile mağaza departmanlarının fikir toplantıları yaptıklarına da rastlamadım. Bizim bildiğimiz doğrudur ve mağaza da bunu uygulaycaktır düşüncesi sabittir..!!

Bir fatura kesme programı labirent gibi oradan oraya aktarıp süründürüyorsa, o programın kullanılırlığı tartışılmadan iptal edilmesi gerekir.
Mağazadakiler sadece bir fatura girişinde ızdırap çekiyorsa ve bilgi işlem departmanı da “bunu uygulayacaksın kardeşim” diyorsa, süreçler aksar, sorunları mağaza çalışanları ve müşteriler yaşar..!!
Her iki tarafın birbirini dinleyip, orta yolu bulalım gibi lüksü de yoktur. Burada dikkate alınması gereken departman: Mağazadır..!! Net..!!
Mağazanın kullanımını kolaylaştıracak program yapılmalı veya tercih edilmelidir.

Bilgi işlemcilerle standart gelişen görüşmelerimden bir anekdot;

• Ben: Mağazada satış ve stok programı ile ilgili sıkıntı çekiyorlar.
• IT: Yapabileceğim bir şey yok. O programın uygulanması gerekiyor.
• B: Müşterinin karşısında işlemler vakit alıyor ama…
• IT: Dediğim gibi yapabileceğim bir şey yok. Üst yönetime düzenli raporları o programdan iletiyorum.
• B: Bu programa kim karar verdirtti?
• IT: Ben.
• B: Mağazayla bilgi alışverişinde bulundunuz mu?
• IT: Hayır.
• B: Önemli olan mağazalardaki gecikmeden dolayı şikayet eden müşteri midir, yoksa senin göndermen gereken raporlar mı?
• IT: … (cevap yok)
• B: Sen raporlarını, senin istediğin formatta göndereceksin diye ve stok programının senin istediğin gibi çalışması, müşterilerden + satıştan + mağazanın pratik işleyişinden daha önemli değildir..!! Doğru mudur?
• IT: … (cevap yok)
• B: Önümüzdeki haftanın tüm günlerinin programını mağazada oryantasyon alacak şekilde ayarlayıp, mağazanın ihtiyaçlarına göre, en uygun programın ön bilgisini hazırlayıp bize bir brifing veriyorsun. Anlaştık mı?
• IT: Tamamdır.
• B: Ben de mağazadakilere bildiriyorum. Sana yaşadıkları sorunlarla ilgili detaylı bir rapor hazırlayacaklar. Sen de en uygun çözümü sunacaksın. Birbirinizle paslaşarak çalışmalısınız. Birbirinize şut çekerek değil..!! Anlaştık mı?
• IT: Anlaştık.
• B: Kolay gelsin.
• IT: Teşekkür ederim.

Sorun çözücü olması gereken departman: Bilgi İşlemdir.
Kanun koyucu değildir..!!
Olamaz da..!!

Rusya’da verdiğim danışmanlıklarda, firma/marka üst yönetiminin mağazaların işleyişlerini kolaylaştıracak sistemleri tercih etmelerine bayılırdım. Ama ülkemizde ise enteresandır ki, yokuşa sürülen sistemler tercih ediliyor ve bilgi işlem ne derse o dur deniliyor.
Üç kelimeyle “Olmaz öyle şey”..!!

Her departman arasında uyum ve ahenkli akışın sağlanması temel prensip olmalıdır. İki departman birbirlerini tamamlayacı olmalı, birbirleriyle çekişen zıt kutuplar olmamalıdır.
Parayı ve müşteriyi kazandıran ve bunun için uğraş veren mağazadır..!!
Diğer departmanların, özellikle bilgi işlemin kralcılık yapması, şirketin işleyişine zarar verir.

Yazımın başında yazdığım gibi;
“…Ve, her daim neden bilgi işlem departmanlarına mağazalarda oryantasyon eğitimlerinin verilmediğini sorgulamışımdır…”

Mağazacılık, bilgi işlemde oryantasyon yapmaz. Bilgi işlem, mağazacılıkta oryantasyon yapar.
Esas olan budur…